ワーママのタスク管理術

育休中は、復帰すれば時短勤務で働く時間が短くなるけど、それ以外はこれまでと変わらないと思っていましたが、実際には全く違いました。

休んでいる間に新システムの導入等、変わっていることもあったのですが、育休ボケもあいまって、とにかく自分のできなさに愕然としました。一人目の育休復帰時は、結局、軌道にのるまでに、結局１年くらいかかってしまいました。

育児との両立、特に時短勤務をするようになってから、強く感じるようになった課題は次のとおりです。

復帰後（時短勤務）の仕事の悩み

悩み①：仕事のタスクや期日を覚えていられない

　復帰後にまず驚いたのが、自分の記憶力の低下でした。それぞれの仕事の締切はもちろん、前日のことも忘れていたりして病気かと悩んだり、最終的には出産の痛みを忘れるためのホルモンのせいにしてました(笑)

　 でも、これまでは帰宅後はリラックスタイムでしたが、復帰後は育児と家事のタスクも処理することになり、これまでの倍の量を処理しようとしていたので、当然といえば当然のことでした。

悩み②：決められた時間内にタスクを完了すること

　もともと残業が多い職場ではないのですが、時短勤務で基本的に決められた時間しか働けなくなってみて、これまで自分がいかに残業で調整していたかを痛感しました。

　また、子どもの発熱等、急なお休みもある中で、自分の担当業務を時間内に完了させるプレッシャーも強く感じるようになりました。

　自分の処理速度の見立てと各業務の優先順位のつけ方の重要さを痛感しました。

　そこで考えたのが、自分に合った予定表の作成です。

　会社として使っているシステム上のスケジュール表はありますが、入力に少し時間がかかったり、同僚と共有する必要はない細かいタスク管理をしたいと思い、Excelで作成しました。

　どうせなら良いものをと思い、ビジネス書を読み漁り試行錯誤の末、完成！

① ゲーム性の活用(タイムトライアル)

→やる気アップの方法として、業務をステップごとに分割し、かつ、処理の目標時間を設定してタイムトライアルにすると、ゲーム性が生まれて効果的。目標時間前に終わると達成感も得られます

② 期日と優先順位の明確化

→各業務の期日と優先順位を分かりやすく管理できるし、Excelなのでズレた時も編集しやすいです。

③ 成果の見える化

→加齢の性もあるのか、毎日必死でやって、終わってみると「疲れているけど、何したっけ？」と思うことが増えました。記録されてると成果が視覚化されて達成感につながります。

④ 集中力と管理し易さを考慮した時間の分割

→仕事の効率化関係の本に、タスクをステップに分割して管理するために６分予定表（１時間を6分ごとに分割）を勧めるものもありましたが、記録の煩雑さや見やすさの観点から15分ごとに分割する形に落ち着きました。

⑤ 自分の処理時間の把握

→予定を組み立てる上で自分が各業務をどれくらいで処理できるのかが予測しやすくなるので、業務の組み立てや必要に応じて周りに助けを求める目安にも活用できます。

　そして、完成した予定表がこちらです。

スケジュール管理予定表

　記載例の抜粋版を掲載しています。

　

　数年使って実用面で改善もして、私はとても良いものができたと思い、夫にも勧めてみましたが、

　で、それっきり(笑)

　もしどなたかに少しでもご活用いただければ嬉しいです。

　ファイルには、様式と記載例がありますが、記載例はたたき台にして皆さまが使い易いようにご利用いただければ幸いです。

　楽しく続けるコツは、ほどほどに。全ての業務を記録・管理するのが目的ではないので、必要な時だけ入力していくのがおススメです。

　利用法に迷ったり、改善点のアドバイス等ありましたら、ぜひお気軽にお問合せフォームよりご連絡ください。